【連載 iWD】第ニ回 無駄な時間を洗い出せ

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前回はiWDの基本的な機能のご紹介でしたが、第二回目は日常業務に潜む無駄な時間(普段あまり意識されない)について考え、これがiWDの持つ優れた機能で、どのように削減されるかについてお伝えしたいと思います。

まずはよくあるシチュエーションとして、何らかの申請書が溜まった未決箱から書類を取り出し、2-3のチェックポイント確認やシステム投入などの処理を行った後に「既決箱」に入れる、というようなどこにでもある「ありきたり」なオフィスの状況を考えてみます。

「そんなの普通じゃない?」と思われましたか? iWDを使うとこんな状況に驚くべき変化をもたらすことができるのです。

それでは、上記の数行の状況説明の中で、「無駄な時間」を列挙してみましょう。

  1. 「未決箱」 未決箱に書類が置いてある時間は、処理としては「なにもされない」のと同じで、無駄な時間です。未決箱に放置されなければ処理は加速できるのに、滞留時間は勿体ないですね。
  2. 未決箱から「取りだし」 未決箱まで物理的に移動し、机まで戻って着座するまで、何秒かかるでしょうか?仮に1回30秒かけて、午前2回午後6回程度書類を取りに行ったとします。これだけで8回×30秒で240秒。年250日で計算すると約17時間が無駄になっています。
  3. 2-3の「チェック」 書類を手にとって記載内容のチェックをするとして、全ての段取りが分かっていればいいですが、知識不足で処理の方法が不明であれば、あれこれ考え込む時間や、先輩に処理のやり方を聞きに行って離席する時間は無駄ですね。また相談を受けた先輩も手を止めてしまうので作業が滞り、これも無駄な時間になってしまいます。また、仮にこのチェックを複数人で行っている場合、処理者1から処理者2に書類が渡るまでに、下手をすると上記1-2が繰り返されることもあります。
  4. システム投入 晴れて全てのチェックが終わり、処理結果を何らかのシステムに投入する段になりました。でもそのためにシステムを立ち上げ、メニューを選んで…と、ここでも段取り的な時間が発生してしまいます。或いは物理的に離れた位置にある端末でしかデータ投入出来ない、などと言う場合は離席→移動→着座、などの時間が発生しています。くどくなるので計算はしませんが上記の離席のケースを見ていただければ、決して無視できないほどの時間が浪費されているのです。
  5. 「既決箱」 未決箱に書類を「置きに行く」ための離席も、当然ながら本来の業務とは無関係な時間の浪費ですね。そして無視できるような数秒かもしれませんが、「一件終了!」で稼動レポート用の正の字の一画を書く手間なんかも無駄時間に加えていいかもしれません。

・・・と、まあ当たり前のことをいろいろ書いてきましたが、要は「当たり前と思っている日常の業務処理」にも大きく分けて「滞留」「離席」「相談」など、いろいろ無駄な時間が潜んでいるのがおわかりいただけたかと思います。

ウチは電子化してるからここまでグズグズしてないよ、という声も聞こえてきそうですが、何かの処理依頼メールが「受信箱」内で数十分、数時間気付かずに放置されていた、ということはありませんか?これも現代版の未決箱だと思えば、無駄時間の廃止という意味ではまだまだ見落としがちなポイントはあるわけです。

さて、iWDの導入にあたっては、このような「無駄時間」をまず意識していただくことは非常に大事です。

というのもiWDでは処理を次々に「強制的に進捗」させるので、このような無駄を原理的には全廃できるからです。

先程のシナリオをiWD有り、の状況で再現すると:

  1. 未決箱はないので書類は滞留しません。
  2. 未決箱がないので、書類を取りに行くための離席もありません。
  3. タスクは「手が空いている」担当者のPC上にIWS経由で強制的にPush配信されてきます。
  4. チェックもIWS内の画面で行い、チェックしてOKであればIWS上で「完了」ボタンを押します。既決箱はないので離席は起こりません。
  5. チェック終了後のタスクがデータ投入担当者のPC上にIWS上に配信されるので、投入担当は投入処置を行います。投入後はIWS上で「完了」ボタンを押します。ここでも既決箱などはないので離席は起こりません。
  6. レポートは、人間の関与(正の字書きや集計)を一切必要とせず、自動で生成されます。

どうでしょうか? 処理の対象がどんどん電子化されてきている現在、業務のPush配信は潜在的に単純業務の在り方を変える可能性があることをお感じ頂けたでしょうか?

次回は「本当の機械任せとは」と題して、上記の「iWD 有り」の世界の裏側で動く仕掛けについて、解説したいと思います。

 

【連載の目次】

  1. iWDとは
  2. 無駄な時間を洗い出せ(※当ブログページ)
  3. 本当の機械任せとは
  4. iWDの事例
  5. iWDと「BPM」、「WFM」との違い

 

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